Es bien sabido que, como consecuencia directa de la crisis sanitaria y las restricciones de movilidad, muchas pymes adoptaron el teletrabajo y el empleo semipresencial a manera de estrategias obligadas de supervivencia. Ahora más que nunca la operatividad de estas empresas es indesligable de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación).
Mantenerse al margen de la aplicación de estos recursos, independientemente del tamaño del emprendimiento, es relegar el futuro económico de cualquier proyecto a la quiebra. Y es que, además de permitir un excelente workflow, las TIC son un soporte básico para una comunicación interna y externa efectiva y el afianzamiento de las relaciones positivas con la clientela.
A continuación, 10 razones por las cuales toda PYME debe capacitar a su personal en manejo de TIC (desde páginas web, redes sociales, programas informáticos, softwares de automatización de procesos, hasta un grabador de pantalla):
1. La digitalización es un imperativo
Las pequeñas y medianas empresas ameritan hoy más que nunca el respaldo de soluciones digitales. Estas deben implementarse en cada uno de los departamentos. Los inventarios, la atención al cliente, el reclutamiento de empleados, la contabilidad, son tan solo algunos de los espacios cuyos procesos se llevan de manera más eficiente con el apoyo de softwares.
Las PYME que deseen sobrevivir a los abruptos cambios económicos y sociales suscitados en los últimos dos años, irremediablemente deben invertir en la adquisición de equipos, programas y demás herramientas que permitan la digitalización y automatización de procesos internos, así como en la capacitación del personal para su uso.
2. Aumentan la productividad de los trabajadores
Es un hecho que el uso adecuado de las TIC eleva el rendimiento del personal. A través de softwares de automatización y programas de análisis de datos, es posible aliviar la carga de trabajo de los empleados, reduciendo así el tiempo de realización de tareas de distintos niveles de complejidad. Además, con la implementación mejores herramientas para la comunicación, el flujo de trabajo entre departamentos se ve beneficiado.
Al existir un dominio de los recursos que brindan las tecnologías de la información y comunicación, los procesos y los modos de trabajo se optimizan, volviéndose “más rápidos, cómodos, prácticos, útiles, de mayor calidad y más productivos” (ticnegocios.camaravalencia.com).
3. La presencia en línea es necesaria para vender
Las estadísticas señalan la importancia de capacitar al personal en la conducción de redes sociales y páginas web. Más de la mitad de los compradores consulta opiniones en redes antes de comprar algún producto o servicio (financialfood.es, 2021). Dependiendo de la edad y lo que se esté por comprar, varía la red social elegida. Sin embargo, Instagram lleva la delantera por ser una plataforma preponderantemente visual.
Además, el 80% de los compradores busca reviews en las tiendas como paso previo a realizar una compra (bluecaribu.com, 2021), por lo que es clave tener una landing page detallada y óptima.
4. Asisten en la toma de decisiones
Gracias a la utilización de softwares de gestión de datos, herramientas de métricas, planificadores de recursos empresariales (EPR) y otros similares, se automatiza el proceso de analizar información. En consecuencia, se ahorran tiempo y recursos que de otra forma habría que invertir para este fin. Todo esto supone una ventaja competitiva imposible de dejar de lado.
5. Optimiza la atención al cliente
Las redes sociales, el correo electrónico y los servicios de mensajería son TIC imprescindibles como canales de atención al cliente. Pero tener los medios no basta si se quiere brindar soporte al usuario las 24 horas. Con la aplicación de bots de respuesta automática se agiliza este proceso, lo que reduce notablemente el tiempo de canalización de requerimientos. Por otro lado, los softwares de inteligencia artificial son capaces de organizar y dirigir las comunicaciones al departamento encargado para su pronta respuesta.
6. Hace posible la personalización de la oferta
Con el uso de bots y herramientas de inteligencia artificial es posible recopilar y filtrar información que permite conocer mejor a los clientes: sus horarios, hábitos de compra, preferencias, etc. Con estos datos se facilita atención personalizada, que es el quid de las ventas en el presente a través de medios digitales. Se trata de guiar a cada cliente hacia lo que desea comprar, simplificando al máximo los procesos.
7. Dota de una imagen más profesional a la empresa
El e-commerce y el comercio presencial conviven de la mano en nuestros tiempos. La mayoría de los clientes actuales investigan online sobre las marcas, quieren saber opiniones y verificar que lo que se encuentra en línea concuerda con el producto “real”. Además, necesitan tener alternativas diversas para pagos.
En este sentido, estar alineado con las tecnologías de la información consolida una imagen profesional y auténtica ante el público. Por lo tanto, es de suma relevancia ofrecer métodos de pago, atención al usuario y demás recursos en línea, con trabajadores entrenados en su uso.
8. Facilitan el trabajo remoto
Sin la existencia de las TIC y los conocimientos precisos para su manejo no sería posible el teletrabajo. Las aplicaciones de mensajería, las redes sociales, los gestores de proyectos online, el correo electrónico, las nubes, las computadoras y dispositivos móviles, entre otros, son imprescindibles para que un equipo de colaboradores pueda mantenerse en contacto en tiempo real, sin necesidad de encontrarse en la misma oficina o espacio físico. Gracias a ellos se coordinan esfuerzos, se toman decisiones y se ejecutan tareas en la distancia.
9. Mejora las comunicaciones internas
Tener pocos empleados demanda que estos estén coordinados para la realización de tareas y la toma de decisiones oportunas. El dominio y la elección pertinente de TIC garantizan más y mejor colaboración interna. Las eventualidades, cambios y líneas de trabajo pueden gestionarse en tiempo real a través de varios canales.
Además de en las comunicaciones internas, las TIC también se usan para contactar con proveedores y colaboradores externos.
10. Reducen los costos operativos
Tener personal capacitado correctamente en el uso y manejo de distintos recursos tecnológicos, ayuda en la disminución y el control de gastos. Con su correcta aplicación, se simplifican tareas de diversos grados de complejidad, se agilizan procesos, se detectan fallos al instante y se obtienen respuestas precisas. También se hace posible estar operativos en distintos departamentos las 24 horas al día.
