jueves, 26 mayo 2022 10:51

Por qué hay que destruir documentos confidenciales

Los documentos confidenciales deben destruirse conforme a la normativa vigente en protección de datos. Una vez ha terminado el tiempo legal en el que podemos tener los datos de un cliente, será necesario proceder a su destrucción.

A continuación, te explicamos por qué hay que destruir documentos confidenciales y cuál es la mejor manera de hacerlo.

¿Qué es la destrucción de documentos?

La destrucción de documentos es un trabajo minucioso en el que se debe cumplir un procedimiento muy estricto, para asegurar que la información que una empresa tiene sobre un cliente se destruye por completo. De esta manera garantizarás que el cliente no tendrá problemas futuros a causa de estos datos mal eliminados.

Hace ya un tiempo que salió el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y en su interior contiene la Ley Orgánica de Protección de Datos y Derechos Digitales (LOPDPgdd), que habla acerca de cómo debemos destruir los datos actualmente.

Siguiendo esta nueva ley, las empresas que tengan datos de sus clientes, estarán obligados a entregarles o destruir estos datos en todos los formatos en los que existan.

Cómo identificamos un documento confidencial

Las empresas manejan una gran cantidad de documentos y algunas veces, sus trabajadores, no son conscientes de la importancia de cada uno de ellos. Los documentos confidenciales son aquellos que contienen información de uso exclusivo de la empresa y deberán ser protegidos de manera especial.

Estos son los diferentes tipos de documentos confidenciales que podrás encontrar en una empresa, para que puedas aprender a identificarlos:

  • Documentos financieros: Cualquier tipo de documento bancario que contenga datos o transacciones del cliente.
  • Nóminas: Contienen datos bancarios confidenciales, impuestos, médicos, etc.
  • Declaración de impuestos: Deben ser destruidas cuando hayan transcurrido 5 años, para garantizar la seguridad de la empresa contra el robo de identidad.
  • Registros de seguro: Contienen toda la información para poder suplantar una identidad.
  • Documentos burocráticos: Contienen información acerca de pensiones, impuestos, ingresos, etc.

¿Es necesario una destrucción periódica?

Los responsables de empresas son conscientes de la importancia de la destrucción periódica de documentación en su compañía. El procedimiento es muy estricto y es el único que asegura que estás siguiendo la ley correspondiente con el tratamiento de los datos de tus clientes.

Antiguamente, los documentos se daban en formato físico de papel, pero actualmente la mayoría de empresas trabajan solamente a través de documentación digital. Es particularmente importante la destrucción de documentos susceptibles de propagarse por Internet.

Dada la elevadísima cantidad de dinero de algunas multas, los dueños de empresas y responsables de instituciones tienen miedo de cometer algún tipo de error sin ninguna intención y verse implicados. Por ello, cada vez son más los responsables de las instituciones que confían las tareas a equipos preparados.

All Safe Documents como expertos en destrucción de documentos

Destruir los documentos por ti mismo puede ser un trabajo muy difícil de hacer, ya que son procedimientos largos que se basan en una serie de pasos que se deben cumplir estrictamente. De esta necesidad surgieron empresas profesionales como All Safe Documents, expertos en la destrucción segura de documentos.

Hacerse cargo de los documentos no solamente es destruirlos, sino también custodiarlos bajo la más estricta confidencialidad. Los operarios tienen protocolos muy específicos sobre el tratamiento de cualquier soporte que contenga información y se encargarán de todas las fases del proceso, manteniéndote informado cuando sea necesario o realizando los trabajos sin que tu empresa tenga que preocuparse de nada.

Ahora ya sabes por qué hay que destruir documentos confidenciales cada cierto tiempo en las empresas. Echa un vistazo a la página web de All Safe Documents para ver todos los servicios que tienen disponibles y trata los datos de tus clientes con la máxima seguridad.