Que un hotel te solicite el Documento Nacional de Identidad al llegar para realizar el check-in es una escena tan habitual como el sol en verano en nuestras costas, un trámite que asumimos casi sin pestañear. Sin embargo, lo que muchos desconocen es que la práctica de fotocopiar o escanear este documento personal por parte del establecimiento hotelero no solo no es necesaria en la mayoría de los casos, sino que puede contravenir la normativa de protección de datos. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha sido bastante clara al respecto, y su postura puede sorprender a más de uno, buscando siempre el equilibrio entre las obligaciones legales del alojamiento y el derecho fundamental a la privacidad de los huéspedes.
La cuestión no es baladí, pues el DNI contiene información sensible cuya difusión o almacenamiento inadecuado podría acarrear consecuencias indeseadas para el titular. En un mundo cada vez más digitalizado, donde el robo de identidad está a la orden del día, extremar las precauciones con nuestros datos personales se ha convertido en una necesidad imperante. Por ello, conocer qué puede y qué no puede hacer un hotel con nuestro documento es crucial para disfrutar de unas vacaciones tranquilas, sabiendo que nuestra información está segura y que se cumplen los cauces legales establecidos, desvelando que existe una única vía legal para que el establecimiento cumpla con sus obligaciones sin vulnerar nuestros derechos fundamentales.
44. LA ALTERNATIVA LEGAL Y SEGURA: ASÍ SÍ SE CUMPLE CON LA LEY (Y CON TU PRIVACIDAD)
Entonces, si fotocopiar el DNI no es la vía adecuada, ¿cuál es la forma correcta para que el hotel cumpla con su obligación de registro? La AEPD lo deja claro: la manera legal y que respeta la privacidad del huésped es la exhibición del documento para la toma manual de los datos estrictamente necesarios. El personal del establecimiento puede solicitar el DNI, pero únicamente para verificar la identidad del viajero y anotar los datos requeridos por la normativa de registro: número de documento, tipo de documento, fecha de expedición, nombre, apellidos, sexo, fecha de nacimiento y nacionalidad.
Una vez comprobados y anotados estos datos, el DNI debe ser devuelto inmediatamente a su titular, sin que el hotel conserve copia alguna del mismo. Esta práctica, la de la mera exhibición y toma de datos esenciales, cumple con la obligación legal del establecimiento sin incurrir en una recogida excesiva de información personal y, por ende, respeta el principio de minimización de datos. Es un procedimiento sencillo, que garantiza tanto el cumplimiento normativo por parte del alojamiento como la protección de la información personal del cliente, siendo la opción preferente y recomendada por la autoridad competente en materia de protección de datos.
