La omnipresencia de WhatsApp en nuestro día a día ha desdibujado las fronteras entre la comunicación personal y la profesional, convirtiéndose en una herramienta aparentemente inofensiva y directa para que empresas, autónomos y todo tipo de organizaciones se comuniquen con sus clientes. Sin embargo, esta facilidad de uso esconde una trampa legal con consecuencias económicas devastadoras. La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) no cesa en su empeño de advertir sobre una práctica tan común como peligrosa: la creación de grupos con fines comerciales o informativos sin el consentimiento explícito de cada uno de los miembros, un gesto que puede acarrear sanciones de miles de euros y que muchos siguen ignorando por puro desconocimiento.
El problema fundamental radica en la propia naturaleza de estos grupos de chat. Al añadir a un cliente a un grupo de WhatsApp, su número de teléfono, un dato de carácter personal protegido por ley, queda expuesto a la vista de todos los demás integrantes, personas con las que no tiene ninguna relación y a las que, desde luego, no ha autorizado a poseer su contacto. Se produce, por tanto, una cesión de datos en toda regla, una vulneración directa del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). La comodidad nunca puede ser una excusa para , violar la privacidad y la confianza que un cliente ha depositado en un negocio, una lección que cada vez más emprendedores están aprendiendo de la forma más dura.
4¿ENTONCES, CÓMO LO HAGO BIEN? EL CONSENTIMIENTO ES EL REY
La solución para usar esta potente herramienta de comunicación de forma legal y ética es simple en su concepción, aunque requiere un cambio de mentalidad y de procedimiento: obtener el consentimiento previo, expreso y documentado. Antes de añadir a nadie a un grupo de WhatsApp, la empresa debe solicitar su autorización de manera clara. Esto puede hacerse a través de una casilla de verificación (nunca premarcada) en un formulario de alta, mediante la firma de un documento físico o a través de un correo electrónico donde el cliente responda afirmativamente. Lo crucial es que la empresa guarde un registro de ese consentimiento, ya que la carga de la prueba recae siempre sobre quien trata los datos, no sobre el afectado.
Afortunadamente, la propia aplicación de WhatsApp ofrece alternativas mucho más respetuosas con la privacidad para lograr el mismo objetivo comunicativo. La principal son las «listas de difusión». Esta funcionalidad permite enviar un mismo mensaje a múltiples contactos de forma simultánea, pero con una diferencia capital: la comunicación es individual. Cada receptor recibe el mensaje como si fuera un chat privado y no puede ver quién más está en la lista de difusión. De este modo, se protege por completo la identidad y el número de teléfono del resto de clientes, cumpliendo con la normativa y transmitiendo una imagen de profesionalidad y respeto por la privacidad. Es la opción inteligente y segura.
