El botón de Enviar del correo electrónico tendría que dar la opción de ¿estás seguro? Y posteriormente ¿estás realmente seguro? Y es que en muchas ocasiones nos confundimos y enviamos cosas en un email que no deberíamos. Hoy te vamos a recomendar algunas cosas que nunca deberías mandar por correo para no hacer el ridículo. Sobre todo, enfocado a si trabajas en una empresa y tienes un email corporativo.
Seguro que te ha pasado en más de una ocasión que has tenido dudas de cómo enviar un correo electrónico. Hay muchos errores que se cometen, sobre todo cuando estás trabajando para una empresa o marca y tienes que enviar documentos adjuntos o fotografías. Toma nota para que la próxima vez que hagas un envío no te confundas y seas el hazmerreir de la oficina.
Mala ortografía en un correo electrónico
Si hay algo que siente mal a la vista es ver faltas de ortografía. Es algo que no debería pasar nunca, pero como puedes ver en las redes sociales, ocurre más de lo que te piensas. Poner una B cuando va una V, conjugar mal el verbo o comerte haches son algunos de los fallos más comunes que se tienen.
No te puedes hacer idea de lo mal que sienta ver un email con faltas. Es algo que nos va dando imagen de la gente que puede estar detrás. A una empresa le hace perder credibilidad y a la persona le hace caer al pozo. Y es que muchos emailes producen sangre en los ojos. Lo mejor es aprender gramática y ortografía, pero como no estamos a tiempo, hay que pasar el corrector de Word.
Mandar un correo electrónico a otra persona
Es uno de los errores más comunes. Es muy habitual teclear las primeras letras de un destinatario y darle clic al que no querías es. Muchas veces esto ocurre por falta de profesionalidad y de implicación en el proyecto. Un error se puede permitir, pero dos, no.
Lo que tienes que hacer es revisar uno a uno los destinatarios antes de pulsar “Enviar” para no meter la pata, enviar información confidencial a otras personas o perder tiempo en rectificar la confusión. Son muchas las empresas que han metido la pata mandando información muy importante a la competencia.
Enviar un email a todos los destinatarios
Además de ser muy molesto, con la nueva ley de protección de datos puede ser incluso delito. Esto es como cuando Facebook comete un ‘error’ de privacidad. Y es que a menudo metes la dirección de correo electrónico en la casilla de Destinatario, pero te olvides de que hay otras opciones. De no hacerlo, una persona verá todas las direcciones donde las has enviado.
Tienes que usar el CCO. Pero ojo, este campo sirve para enviar un email a múltiples destinatarios sin que los unos vean las direcciones, peor no hay que abusar. Dentro del propio ámbito laboral de la empresa no es necesario que emplees la copia oculta. Son opciones que tienes que tener en cuenta en tu próximo envío.
Olvidar los datos adjuntos en un correo electrónico
Es algo así como cuando vas a cobrar y no tienes dinero. O cuando vas a un partido de fútbol y se te olvidaron las entradas en casa. Pues así pasa cuando envías un correo electrónico y no has adjuntado el archivo que querías. La verdad es que queda muy feo.
Por suerte para los más despistados, existen muchos servicios de correo electrónico que han implementado un sistema que escanea todo el texto en búsqueda de frases como “Adjunto”, “archivo adjunto” o similares y nos previene al ver que no estamos mandado nada. Aunque lo mejor es que estés con los cinco sentidos y seas capaz de ver si mandas lo que quieres o no.
No todos los correos son urgentes
Seguro que has recibido un montón de emailes donde aparece la palabra urgente. No te creas que por poner eso te van a hacer más caso. Al revés, de tanto enviarlo pierde su efecto. Un correo electrónico donde ponga eso tan manido de Urgente”, “Requiere respuesta inmediata” o “Responder lo antes posible” acaba siendo pedante.
¿Te acuerdas del cuento de Pedro y el Lobo? Ya sabes ese niño que de tantas veces decir que venía el lobo siendo mentira, el día que vino, se comió todas las ovejas porque nadie le creía. Pues aquí puede ocurrir lo mismo. Quizás el día que sí que sea Urgente de verdad, nadie te haga caso.
Contestar un correo electrónico por la noche
“Esta noche contesto a este correo electrónico”. Seguro que es una frase que has dicho miles de veces. Y es que es habitual dejar el trabajo de emailes para última hora del día. Pues bien, mucho ojo con esto. En primer lugar, el tono y la intención pueden varias cuando estés demasiado cansado, y la hora no es bien recibida.
N o queda nada bien ver que ese email llegó a las cuatro de la mañana., Es más, suele tener mucho menos impacto. Lo mejor es que lo programes para enviar por la mañana siguiente o espera a redactarlo en la oficina. Seguro que tienes las ideas más claras y te sale mucho más lúcido. Por las noches hay que hacer otras cosa, pero nunca mandar emailes.
Usa el tono correcto
Y como pasa en la vida, según cada circunstancia hay que saber usar el tono correcto. Es decir, si vas a una entrevista de trabajo seguro que no vas en chándal o le dices ‘tronco’ a la persona que tiene que hacer la labor. Pues aquí pasa lo mismo, dependiendo de a quién vayas a mandar el email tendrás que usar un lenguaje u otro.
Hay que saber dirigirse a nuestros superiores. No te digo que le llames de usted, pero tampoco te recomiendo que le contestes con un “Ok, tío, esta tarde tengo hecho lo que me mandas”. Por eso hay que cuidar el lenguaje y el tono que se usa. Ni aunque sea el 31 de julio y vayas a tener todo el mes de agosto de vacaciones puedes perder las formas.
