El mundo empresarial moderno exige adaptación, cambios profundos, eficiencia y competitividad. Las empresas no siempre tienen la capacidad de hacerlo con la velocidad que el propio sector exige. A no ser, claro está, que se apueste por soluciones de software que incrementen notablemente las capacidades de gestión.
Precisamente de eso va un ERP, un programa de gestión empresarial que podría definirse como un sistema informático para la Planificación de Recursos Empresariales.
Aunque actualmente hay mucha variedad, producto de que pueden adaptarse a las necesidades de cada tipo de empresa, independientemente de su tamaño, sector, producto o servicio ofrecido, este tipo de soluciones se podría definir como un sistema centralizado que permite tener la información de todos los departamentos que componen la empresa. Todo esto, haciendo que su gestión, su optimización, la toma de decisiones y la visión de todas sus operaciones y procesos del know how puedan ser mejor gestionados.
Por esa razón, este tipo de software es ideal para gestionar desde la gestión de la cadena de suministro y las finanzas hasta la contabilidad y los recursos humanos.
¿Cómo ayuda a las empresas?
Ahora bien, entendido lo que es un ERP, lo importante tiene que ver con saber cómo ayuda a las empresas a que logren sus objetivos, con total independencia de entender cuáles son esos objetivos o lo importante que pueden llegar a ser para la viabilidad o rentabilidad de las mismas.
Reducción de costes
Los costes se reducen por todos lados. En primer lugar, por la propia implementación del software. Actualmente, hay sistemas de ERP en la nube que cuestan solo una fracción de lo que costaría una solución instalada en una infraestructura local de la empresa. Además, un ERP en la nube permite trabajar y gestionar en movilidad y tiene actualizaciones y servicios constantes.
Los costes se reducen y se optimizan porque estos sistemas permiten unificar todos los procesos para poder gestionarlos mejor, pudiendo por ejemplo optimizar la cadena de suministros, la gestión del stock, automatizar muchas tareas manuales que generarían costes adicionales o retrasos. así como también poder proyectar los ingresos y gastos para ir añadiendo variables que permitan mejorar el ROI de cada uno de los procesos que terminan por constituir el funcionamiento de una empresa. Todo desde un mismo panel de gestión.
Eficiencia y productividad
Un software ERP cambia para bien la vida de las empresas donde se instala. Claro está que para ello siempre es bueno saber cómo implantar un ERP, puesto que es un proceso que debe ser realizado por profesionales autorizados o certificados, y se debe tomar en cuenta que hay periodos de adaptación para capacitar al personal, para saber entender los módulos y poder sacarles todo el provecho.
Pero una vez que eso se ha logrado, ya las empresas comenzarán a ganar enteros en cuanto a su eficiencia y productividad.
En términos de eficiencia, porque se automatizan tareas repetitivas y se van eliminando las inconsistencias o retrasos en el manejo de la información, ya que los ERP también permiten centralizar la gestión documental de los negocios, lo que suele ser un retraso administrativo con independencia del tipo de empresa.
En términos de productividad, porque los procesos se gestionan y se unifican de forma que todo se produzca sin interrupciones, que todo se pueda anticipar y todo se pueda optimizar, porque ya se tendrían mediciones o KPIs de cada uno de esos procesos. Así, todas las empresas pueden saber cuánto recurso utilizan, cuánto tiempo les lleva cada cosa y en qué parte del proceso se están produciendo las pérdidas de eficiencia o de productividad. En torno a eso, se mejora.
Gestiones contables y financieras de última generación
La contabilidad y las finanzas terminan siendo lo más importante para hablar de la salud financiera de las empresas, de su capacidad futura, de su proyección comercial o de lo bien gestionadas que están. Así como los software de ERP tienen módulos, uno de los esenciales es el de software de contabilidad y finanzas, que puede trabajar codo a codo con el resto de sistemas del ERP.
De esa manera, todo va automáticamente gestionándose desde los ingresos y los gastos, desde los costes operativos, de los costes desde Recursos Humanos, de los pagos a proveedores, y de esa manera se pueden tomar mejores decisiones que tengan que ver directamente con la contabilidad y las finanzas. Y es que una de las ventajas de los programas de ERP es que permiten tener analítica avanzada al respecto, algo de lo que suelen carecer las soluciones más básicas de contabilidad.
Porque al final, la productividad y la eficiencia no sirven de nada si no se traduce siempre en mejoras financieras. Para ello, gestionar toda la empresa y sus recursos desde este punto de vista puede llegar a ser esencial.
Escalabilidad y aplicación en múltiples sectores
Una de las ventajas de los programas de ERP es que pueden ser escalables, puesto que son modulares. Es decir, que incluso cuando las empresas son pequeñas y solo requieren de cuidar el proceso de trabajo para uno o dos productos, para uno o dos clientes, para un par de proveedores y una docena de empleados; pero luego crecen y necesitan de soluciones más robustas, es todo tan sencillo como instalar módulos o ampliar los existentes, sin que haya grandes cambios desde la gestión, por lo que a medida que la empresa crece lo hace también el software para adaptarse a sus necesidades.
Luego está el tema de la utilidad en muchos sectores. Un ERP de calidad puede ser útil para las empresas de manufactura, para las de venta minorista, para sectores que atienden directamente al público a través de servicios, como los consultorios de salud, clínicas y hasta el sector de la hostelería, pero también para las instituciones financieras o de seguros. En general, todas las empresas pueden verse influidas positivamente siempre y cuando elijan las soluciones de software ERP que estén pensadas o tengan los módulos mejor relacionados con sus procesos internos.
