CadaĀ dĆa, muchas organizaciones generanĀ grandes cantidadesĀ de contenido noĀ estructurado, incluidasĀ publicaciones como informes financieros,Ā boletines, normas internasĀ y manuales,Ā yĀ documentos como contratos, Ć³rdenes de compra,Ā presupuestos y otros documentos. AsĆ como existen muchas solucionesĀ para la gestiĆ³n deĀ estos documentos,Ā hasta el momentoĀ noĀ existenĀ muchas soluciones que ayuden a organizar, distribuir, actualizar y controlar las publicaciones internas yĀ muchoĀ menos lasĀ publicacionesĀ externas.Ā Suponen aproximadamenteĀ elĀ 50 %Ā de toda la informaciĆ³n corporativaĀ y hay que gestionarlos para evitarĀ que seĀ genere una informaciĆ³nĀ queĀ se incrementaĀ dĆaĀ a dĆa.
BhybridĀ se presenta como una excelente opciĆ³n para poner soluciĆ³n a este inconveniente. Se trata de una aplicaciĆ³n SaaS en la nube que permite la optimizaciĆ³n de contenidos corporativos, reemplazando los PDF y el HTML por librerĆas que se pueden presentar en diferentes soportes internos como intranets, mixtos como extramets o externos incrustĆ”ndose en las intranets o extranests de los clientes o proveedores para compartir informaciĆ³n son necesariamente perder el control de los originales. De esta manera, se mejoran la accesibilidad y el control de la informaciĆ³n corporativa, a la vez que se optimizan su distribuciĆ³n.
OptimizaciĆ³n de contenidos corporativos, de la mano de BhybridĀ
En algunas empresas, los contenidos en papel y digital no estĆ”n administrados. Estos son almacenados en diferentes locales, como carpetas de archivos y ficheros, medios de almacenamiento de ordenadores y uso compartido de red, sin la taxonomĆa consistente para identificar su naturaleza. Debido a eso, los usuarios pueden enfrentarse a dificultades a la hora de buscar y utilizar los archivos necesarios para las actividades del dĆa a dĆa, lo que se traduce en el uso ineficiente del tiempo.
Bhybrid es una soluciĆ³n robusta que gracias a la metodologĆa que acompaƱa su implantaciĆ³n en la que se ayuda a crear el mapa de contenidos y su asociaciĆ³n con los grupos de interĆ©s para los que se crean los contenidos, con lo que aporta reducciĆ³n del estrĆ©s directivo gracias a las nuevas mĆ©tricas e informaciĆ³n valiosa que genera y que permite evolucionar los distintos canales y soportes tradicionales.
Esta metodologĆa que permite a varios usuarios segun su rol gestionar mejor los contenidos, organizarlos y mostrarlos de manera estructurada facilita el acceso a sus destinatarios. El concepto se basa en reemplazar las carpetas y ficheros y aprovechar mejor los tags ya que el sistema indexa el contenido y a la vez lo permite proteger de las araƱas, permitiendo optimizar procesos por medio de sistemas que muestran los contenidos diferenciando entre accesible de manera libre o restringida y pudiendo definir si son o no indexables con respecto a contenidos y de araƱas activĆ”ndose hasta 3 sistemas de organizaciĆ³n adicionales segĆŗn sean los criterios de cada organizaciĆ³n.
Con esta plataforma y gracias a su estructura modular altamente escalable es posible visualizar y mostrar documentos sin perder el control de los originales, hacerlos llegar a determinados trabajadores, colaboradores o clientes y disponer de una gran cantidad de contenidos sin necesidad de colapsar los buzones, ni las intranets. De igual manera, facilita encontrar la informaciĆ³n entre tantos contenidos, asĆ como seleccionar y combinar las diferentes agrupaciones para que solo esta selecciĆ³n tenga acceso.
CĆ³mo son los contenidos confidenciales y restringidos
En cada uno de los departamentos de una compaƱĆa existen contenidos que no pueden estar disponibles para todo pĆŗblico. Esto incluye informaciĆ³n que permite a las organizaciones regular sus tareas y tener ventajas competitivas o acumular know know. Asimismo, existen contenidos comerciales, propuestas de negocios, proyectos o presentaciones personalizadas que son para personas concretas. Por ello, la soluciĆ³n de BhybridĀ incorpora la opciĆ³n de tener contenidos confidenciales.
Por otro lado, su IntegraciĆ³n con los sistemas de Identidad digital a travĆ©s de las tarjetas de empleado y de networking que tambiĆ©n se gestionan en otro mĆ³dulo de Bhybrid hace posible tener contenidos pĆŗblicos, restringidos y confidenciales y presentarlos para que puedan ser vistos por los empleados responsables de su uso y por sus interlocutores humanizando la interacciĆ³n digital de los directivos y facilitando el acceso a la informaciĆ³n relevante para cada uno de ellos segĆŗn su rol y responsabilidad, ajustando los requerimientos de la empresa con los de cada usuario responsable de su divulgaciĆ³n.
Las soluciones de BhybridĀ para la optimizaciĆ³n de la accesibilidad a los contenidos corporativos pueden ser aplicadas a cualquier departamento y funciĆ³n de la organizaciĆ³n, asĆ como a cualquier sector de la actividad pĆŗblica o privada.
El objetivo de esta soluciĆ³n tecnolĆ³gica es resolver los problemas actuales en la gestiĆ³n de contenidos activos y estructurar la polĆtica de archivos, para que el proceso sea mĆ”s eficiente y eficaz.