viernes, 3 febrero 2023 07:28

¿Qué es la digitalización certificada de facturas y cuáles son sus ventajas?

La digitalización certificada de facturas nos da la opción de convertir uno de estos recursos en un medio digital aceptado por la Agencia Tributaria. Esto permite que las facturas se puedan firmar de forma electrónica y destruir las originales en papel.

Para que puedas conocer sus ventajas en detalle, te animamos a leer el siguiente apartado.

¿Cuáles son las ventajas de la digitalización certificada de facturas?

Hay muchas razones para apostar por las facturas certificadas. Si quieres saber más de este tema, puedes ver más en el enlace anterior.

1. Ahorro de tiempo

Encontrar una factura determinada en papel puede suponer un auténtico dolor de cabeza. Y es que la única manera de localizarlas será hacer una búsqueda manual, con todo el tiempo que esto supone.

En cambio, con la digitalización de facturas se puede configurar que la subida de las mismas se lleve a cabo de forma automática. Una vez que estén subidas en la nube, podremos utilizar parámetros de búsqueda como nombre o fecha para encontrar lo que necesitamos.

2. Cobertura ante posibles pérdidas

Las facturas certificadas te dan garantías frente a posibles pérdidas del documento. Además, permiten una exportación sencilla del documento y podrán ser descargados en cualquier momento, incluso hasta integrar fácilmente con el ERP con el que se esté trabajando dentro de la entidad.

Estas facturas cuentan con las funciones hash criptográficas, lo que quiere decir que seguirán conservando el mismo valor legal que una factura física.

3. Automatización

Con la digitalización de facturas se puede conseguir un importante incremento en la productividad de los procesos de la empresa, y al mismo tiempo ahorrar tanto tiempo, como dinero. Por ejemplo, podemos integrarlas con la gestión de impuestos de la Agencia Tributaria, resultando muy práctico para que lo tengamos todo controlado.

Gracias a la digitalización de facturas se tendrá toda la información que se necesita para facilitar la toma de decisiones en la entidad.

Dependiendo de las necesidades de la entidad, se pueden analizar los gastos de diferente forma (vertical u horizontal).

  • Si se hace un análisis vertical estudiaremos aquellos criterios de mejora (Como proveedores, gastos comunes, patrones…).
  • Si se hace un análisis horizontal estudiaremos el gasto por departamentos o por empleado.

4. Contribuye a reducir el espacio ocupado

Al digitalizar facturas no solamente se reducen los costes de almacenamiento, sino que también amplía el espacio físico con el que contamos.

5. Ayuda a la preservación del medio ambiente

Se reduce la compra de tinta o de tóner para impresoras, lo que supone una importante reducción de la entidad en su impacto en el medio ambiente.

6. Documentos totalmente visibles

Además, con la digitalización de facturas te puedes olvidar de facturas invisibles que se hayan podido destruir por incendios, inundaciones o cualquier otro deterioro.

Recuerda que las facturas se tienen que conservar durante un mínimo de 4 años por motivos legales, por lo que habrá que asegurarse de que estén en buenas condiciones.

Estas son las principales ventajas de la digitalización certificada de facturas.