viernes, 7 octubre 2022 20:52

¿Por qué es importante la gestión documental en empresas?, por System Imade

Con la aceleración de las tecnologías de la información y la comunicación, cada vez es más compleja la conservación de archivos y documentos.

A pesar de que la digitalización parece ser una solución para reducir los espacios destinados a guardar datos, también presenta nuevos desafíos, como el orden y disposición de los mismos o la conversión de formatos que van quedando obsoletos por otros de nueva aparición. Este tipo de dificultades se vuelven aún mayores cuando no se trata de particulares sino de organizaciones enteras, como empresas e instituciones. Para esto, una alternativa es adentrarse en el mundo de la gestión documental, de la mano de empresas como System Imade.

Qué es la gestión documental

La gestión de documentos consiste en un cúmulo de prácticas y técnicas utilizadas para administrar información de todo tipo. Esto involucra también el desarrollo de un criterio sobre lo que se debe conservar y lo que se debe eliminar. Cómo clasificar y mantener el orden de preservación de esos archivos a largo plazo y en qué soportes, aplicando un criterio de economía y racionalización.

Aunque la gestión documental, como se la conoce hoy en día, comenzó en los años 60 del siglo pasado y en el ámbito de las universidades, en realidad es una actividad tan antigua como la palabra escrita. No obstante, actualmente, involucra diferentes dimensiones como el software, el hardware, servidores, redes, usuarios, escáneres y administradores.

Entre los procesos que componen la gestión documental, se pueden distinguir diferentes áreas: almacenamiento, recuperación, distribución, custodia, seguridad, clasificación, autenticación y creación.

Además de las evidentes ventajas que se desprenden de todo sistema de clasificación y orden, la gestión documental permite desarrollar mayor productividad y valor añadido gracias al rápido acceso y disponibilidad de la información. Asimismo, cabe señalar que esto involucra un uso racional de los recursos, tanto físicos como digitales, lo cual permite reducir el impacto ambiental mientras ofrece la posibilidad de una mayor comunicabilidad y accesos múltiples. El ahorro de tiempo y energía que se desprende de una gestión efectiva permite un mayor control de toda la documentación necesaria para llevar a cabo una empresa. 

Servicios de soporte de información

En System Imade realizan reparaciones y mantenimiento de ordenadores y portátiles a empresas y particulares en modo remoto, a domicilio o con recogida y entrega en la oficina. Entre los servicios más destacados, está la recuperación de información en discos duros dañados o defectuosos, instalación de programas, antivirus, configuración de correos corporativos Outlook, recambios de piezas, ampliación de hardware y optimización de equipos de cómputo para un mejor desempeño de uso.

Una opción para grandes organizaciones

Entre las compañías especializadas en digitalización y preservación de archivos y documentos, destaca System Imade en el mercado con 25 años de trayectoria y entregas personalizadas en cualquier punto del territorio, además de Baleares, Canarias, Ceuta, Melilla y Portugal. Orientada a procesar grandes caudales de información, System Imade tiene experiencia en el procesamiento de documento en museos, bibliotecas e instituciones, tanto en formatos textuales como multimedia y analógicos. Posee un servicio de atención al cliente caracterizado por la eficacia e inmediatez.

System Imade es una opción idónea para entidades que necesiten soluciones integrales, creación de estrategias de planificación archivística así como recuperación de documentos y diseño de proyectos a medida. También ofrece servicios en grabación y edición de conferencias, metadatos, preservación digital, conversión de archivos analógicos en digitales, optimización de formatos, escaneos de todo tipo y actualización de archivos digitales.

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