Cada día, muchas organizaciones generan grandes cantidades de contenido no estructurado, incluidas publicaciones como informes financieros, boletines, normas internas y manuales, y documentos como contratos, órdenes de compra, presupuestos y otros documentos. Así como existen muchas soluciones para la gestión de estos documentos, hasta el momento no existen muchas soluciones que ayuden a organizar, distribuir, actualizar y controlar las publicaciones internas y mucho menos las publicaciones externas. Suponen aproximadamente el 50 % de toda la información corporativa y hay que gestionarlos para evitar que se genere una información que se incrementa día a día.
Bhybrid se presenta como una excelente opción para poner solución a este inconveniente. Se trata de una aplicación SaaS en la nube que permite la optimización de contenidos corporativos, reemplazando los PDF y el HTML por librerías que se pueden presentar en diferentes soportes internos como intranets, mixtos como extramets o externos incrustándose en las intranets o extranests de los clientes o proveedores para compartir información son necesariamente perder el control de los originales. De esta manera, se mejoran la accesibilidad y el control de la información corporativa, a la vez que se optimizan su distribución.
Optimización de contenidos corporativos, de la mano de Bhybrid
En algunas empresas, los contenidos en papel y digital no están administrados. Estos son almacenados en diferentes locales, como carpetas de archivos y ficheros, medios de almacenamiento de ordenadores y uso compartido de red, sin la taxonomía consistente para identificar su naturaleza. Debido a eso, los usuarios pueden enfrentarse a dificultades a la hora de buscar y utilizar los archivos necesarios para las actividades del día a día, lo que se traduce en el uso ineficiente del tiempo.
Bhybrid es una solución robusta que gracias a la metodología que acompaña su implantación en la que se ayuda a crear el mapa de contenidos y su asociación con los grupos de interés para los que se crean los contenidos, con lo que aporta reducción del estrés directivo gracias a las nuevas métricas e información valiosa que genera y que permite evolucionar los distintos canales y soportes tradicionales.
Esta metodología que permite a varios usuarios segun su rol gestionar mejor los contenidos, organizarlos y mostrarlos de manera estructurada facilita el acceso a sus destinatarios. El concepto se basa en reemplazar las carpetas y ficheros y aprovechar mejor los tags ya que el sistema indexa el contenido y a la vez lo permite proteger de las arañas, permitiendo optimizar procesos por medio de sistemas que muestran los contenidos diferenciando entre accesible de manera libre o restringida y pudiendo definir si son o no indexables con respecto a contenidos y de arañas activándose hasta 3 sistemas de organización adicionales según sean los criterios de cada organización.
Con esta plataforma y gracias a su estructura modular altamente escalable es posible visualizar y mostrar documentos sin perder el control de los originales, hacerlos llegar a determinados trabajadores, colaboradores o clientes y disponer de una gran cantidad de contenidos sin necesidad de colapsar los buzones, ni las intranets. De igual manera, facilita encontrar la información entre tantos contenidos, así como seleccionar y combinar las diferentes agrupaciones para que solo esta selección tenga acceso.
Cómo son los contenidos confidenciales y restringidos
En cada uno de los departamentos de una compañía existen contenidos que no pueden estar disponibles para todo público. Esto incluye información que permite a las organizaciones regular sus tareas y tener ventajas competitivas o acumular know know. Asimismo, existen contenidos comerciales, propuestas de negocios, proyectos o presentaciones personalizadas que son para personas concretas. Por ello, la solución de Bhybrid incorpora la opción de tener contenidos confidenciales.
Por otro lado, su Integración con los sistemas de Identidad digital a través de las tarjetas de empleado y de networking que también se gestionan en otro módulo de Bhybrid hace posible tener contenidos públicos, restringidos y confidenciales y presentarlos para que puedan ser vistos por los empleados responsables de su uso y por sus interlocutores humanizando la interacción digital de los directivos y facilitando el acceso a la información relevante para cada uno de ellos según su rol y responsabilidad, ajustando los requerimientos de la empresa con los de cada usuario responsable de su divulgación.
Las soluciones de Bhybrid para la optimización de la accesibilidad a los contenidos corporativos pueden ser aplicadas a cualquier departamento y función de la organización, así como a cualquier sector de la actividad pública o privada.
El objetivo de esta solución tecnológica es resolver los problemas actuales en la gestión de contenidos activos y estructurar la política de archivos, para que el proceso sea más eficiente y eficaz.
